软装配饰 潮流设计 家居风水 行业资讯 智慧生活 五金行业 陶瓷卫浴 装修攻略 产品导购

参展那些事儿(3)筹备一场行之有效的“展期活动”

刘阳 刘阳 55天前 / 阅读 :

在时间短、任务重、限制多的展会期间,如何组织一场有效果、有价值且受欢迎的活动,是很多有现场活动举办需求的企业要面对的问题。本期文章就专门针对这一话题,与大家共同探讨“企业

展会本身是“展”和“会”的共同体,但是由于展期时间所限且参展人员事务繁忙,故“展”被毫无疑问的排在了第一位,“会”就成为了一个比较尴尬的存在。尽管如此,展会期间举办活动的企业仍不在少数,可见“会”始终有其存在的价值和意义,故在时间短、任务重、限制多的展会期间,如何组织一场有效果、有价值且受欢迎的活动,是很多有现场活动举办需求的企业要面对的问题。本期文章就专门针对这一话题,与大家共同探讨“企业如何筹备一场行之有效的展期活动”

以下所有环节都在“展会期间”大前提下展开

一、 明确活动目的:目的是整条活动脉络的核心,目的明确才可顺利的展开工作,所以首先要确定活动需要达成的目的,根据目的来规划活动场地、活动时间、内容安排、宣传推广、人群邀约等一系列后续工作。

二、 组建活动团队:展会期间是用人的高峰期,如果同时有一场活动需要筹备和组织,人手冲突在所难免,故活动团队的人员可遵循“在精不在多”的原则,在关键岗位安排关键的人员,最大化的节约人力。在此提两点建议—— 其一,“关键岗位人员在活动期间不要同时兼顾其他工作”,其二,“中途交接工作”的情况要规避,一场活动环节众多,即使工作交接已经足够细致也难免会因信息不对称而出现偏差,故建议参与人员组好从一而终的参与进来。

三、 规划活动时间:一般展会的展期为四-五天,建议活动在客流量比较大的前三天举办,同时要根据活动的目的和内容,合理规划时间长短,时间应选在参会方和主办方都相对空闲,且不与同类型活动冲突的时间段为好。

四、 考察活动场地:展期活动的场地跟企业日常举办活动的场地相比存在很大的差异性,具体说来,展期活动举办场地一般有四种选择:企业展厅内、展馆活动区、展馆会议室,外部活动区,环境不同,优劣势不同,适合举办的活动也不同:

Ⅰ企业展厅内:该区域企业支配自主性高,场地规划基本不会受到外部影响,同时与产品融为一体,互动体验性比较强;劣势在于场地小,可参与人员数量少,很容易造成交通堵塞,或会有安全隐患。比较适合的活动为“媒体见面会”、“VIP洽谈会”等小型活动。

Ⅱ展馆活动区:由展会主办方组织搭建,会安排一定的时间段为企业所用。优势在于场地开阔,配套完善,参与性强,影响面广,同时因为距离展位较近,也可以产生很好的互动效果;局限之处在于从现场布置、时间安排到活动形式等各方面需要严格遵循展会要求,活动组织相对被动。比较适合新品发布会、招商推介会等参与性强的活动。

Ⅲ展馆会议室:场地安静、配套完善,如果与展示厅距离不远且位置明显,则活动参与性较好,但如果处于不同的楼层或位置比较偏僻,参与性会大打折扣。当然若是企业活动恰是有固定的人员邀约,不需要现场观众参与,则不失为好的选择。

Ⅳ外部活动区:此类活动场地由于会存在一定的距离,比较适合举办企业招待宴会等活动。

五、 强化人员邀约:

不少企业会认为,在展会现场举办活动,借的就是人气,所以只要把活动规划好,人气不是问题。这个想法有一定道理,但完全依赖展会现场人气的做法是不可取的。还是回归到大的前提——“展会现场”,虽然人气很旺,但是大多忙于选产品、找企业、谈客户,能参会的人数并不好把控。

基于此,活动前期的邀约工作就尤为重要,在此推荐 “四轮邀约法”:

第一轮,电话邀约。依照目标客户表格进行电话告知,询问是否有时间参会,进行参会人员首轮摸底(活动开始前一个月);

第二轮,文本邀约。为第一轮邀约中口头应允的参会者发送书面邀请函,并在对方收到邀请函后进行电话跟进(活动开始前一个周);

第三轮,电话确认。活动前1-2天再次进行电话提醒和确认,由于活动开始前48小时为变动高发期,故本轮确认的作用在于强化活动参会人员数量精准度;

第四轮,短信提醒。活动当天开始前安排短信群发邀约,提醒参会者能按时赶赴会场。

六、把控活动流程

并不是邀约人员全部到齐,活动顺利开始就万事大吉了,展会期间参会者分配给活动的时间非常有限,如果节奏把控不好,时间过长或过短,都会影响到整个活动的成功与否。故现场组织人员需为每一个环节的参与者规划好时间,步步跟进。

七、做好活动收尾

活动的结束不代表工作的终结,在活动结束后,对参会人员进行会后感谢,对潜在客户进行后期跟踪,对整场活动进行二次推广和宣传都是缺一不可的工作内容。善始善终,才能在彰显企业的工作态度和综合实力,为下一步工作开展打下基础。

总的来说,展会期间的活动组织就是在时间紧、任务重、限制多的情况下,充分利用展会平台的庞大资源,将活动成效最大化。但由于活动组织本身的个案性比较强,就需要具体问题具体分析,青岛国际家具展以“引领并助推家具企业的升级发展和设计创新”为使命,为展商提供全程管家式服务。展会综合考虑展商需求,进一步完善服务功能,在2017年展会现场推出“企业讲坛”专栏,将为企业提供高品质、创新性、多元化的推广展示平台!2017年5月25-28日,青岛国际会展中心,更多精彩,联动绽放!